ทำไมต้องแปลเอกสารยื่นวีซ่าและรับรองคำแปล
เมื่อเตรียมยื่นขอวีซ่า ไม่ว่าจะเป็นวีซ่าท่องเที่ยว เชงเก้น นักเรียน คู่สมรส หรือวีซ่าทำงาน ขั้นตอนที่หลายคนมองข้ามคือการแปลเอกสารยื่นวีซ่าให้ครบถ้วนและถูกต้อง เอกสารราชการไทยอย่างสูติบัตร ทะเบียนบ้าน หรือทะเบียนสมรส ออกให้เป็นภาษาไทยทั้งหมด สถานทูตส่วนใหญ่จึงกำหนดให้แนบฉบับแปลภาษาอังกฤษหรือภาษาของประเทศปลายทางควบคู่กับต้นฉบับ
โดยทั่วไปสถานทูตไม่ได้ต้องการแค่คำแปลธรรมดา แต่ต้องการคำแปลที่ผ่านการรับรองคำแปล (Certified Translation) คือมีชื่อผู้แปลหรือศูนย์แปล ตราประทับ และลายเซ็นกำกับ เพื่อยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ หากคำแปลตกหล่นหรือคลาดเคลื่อน อาจถูกขอเอกสารเพิ่มจนการพิจารณาล่าช้าโดยไม่จำเป็น
บางประเทศยังกำหนดให้เอกสารบางรายการผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลด้วย ข้อกำหนดแต่ละสถานทูตไม่เหมือนกันและเปลี่ยนแปลงได้เสมอ ก่อนยื่นจึงควรตรวจสอบเช็กลิสต์ล่าสุดของสถานทูตหรือศูนย์รับยื่นวีซ่าโดยตรง
เช็กลิสต์แปลเอกสารยื่นวีซ่าตามประเภทวีซ่า
เอกสารที่ต้องแปลขึ้นอยู่กับประเภทวีซ่าและสถานการณ์ของผู้สมัคร โดยทั่วไปเอกสารที่พบบ่อยในงานแปลเอกสารวีซ่า ได้แก่ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส ใบเปลี่ยนชื่อ-สกุล หนังสือรับรองงาน Statement ธนาคาร ใบรับรองโสด และ Transcript ตารางนี้สรุปภาพรวมของแต่ละประเภท
| ประเภทวีซ่า | เอกสารที่มักต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษ |
|---|---|
| ท่องเที่ยว | หนังสือรับรองงาน, Statement ธนาคาร (กรณีออกเป็นภาษาไทย), ทะเบียนบ้าน, ใบเปลี่ยนชื่อ-สกุล |
| เชงเก้น | ชุดเดียวกับวีซ่าท่องเที่ยว เพิ่มทะเบียนสมรสและสูติบัตรบุตร กรณีเดินทางเป็นครอบครัว |
| นักเรียน | Transcript, หนังสือรับรองการศึกษา, สูติบัตร, หนังสือรับรองงานและ Statement ของผู้สนับสนุนค่าใช้จ่าย |
| คู่สมรส/คู่หมั้น | ใบรับรองโสด, ทะเบียนสมรส, ใบหย่า (ถ้ามี), สูติบัตร, ทะเบียนบ้าน, ใบเปลี่ยนชื่อ-สกุล |
| ทำงาน | หนังสือรับรองงานจากนายจ้าง, ปริญญาบัตรและ Transcript, สูติบัตร, ทะเบียนบ้าน |
เอกสารส่วนใหญ่ในตารางเป็นเอกสารราชการที่มีถ้อยคำเฉพาะตัว การแปลเอกสารราชการจึงต้องใช้คำศัพท์ทางการที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ และหากเคยเปลี่ยนชื่อ-สกุล ควรแปลใบเปลี่ยนชื่อแนบไปด้วยทุกครั้ง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อแปลเอกสารวีซ่า
จากประสบการณ์รับแปลเอกสารให้ผู้ยื่นวีซ่าจำนวนมาก ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับหรือถูกขอเพิ่มเติมมักวนอยู่ไม่กี่เรื่อง
- สะกดชื่อไม่ตรงกับพาสปอร์ต — ชื่อภาษาอังกฤษในเอกสารแปลทุกฉบับต้องตรงกับหน้าพาสปอร์ตทุกตัวอักษร ต่างกันเพียงตัวเดียวก็อาจถูกมองว่าเป็นคนละบุคคล
- แปลไม่ครบทุกหน้าและทุกตราประทับ — เอกสารราชการมักมีข้อความด้านหลังหรือตราประทับที่ต้องแปลทั้งหมด การแปลเฉพาะหน้าแรกถือว่าไม่สมบูรณ์
- ใช้คำไม่ทางการ — คำอย่างทะเบียนบ้านหรือใบรับรองโสดมีคำแปลมาตรฐานที่สถานทูตคุ้นเคย การใช้ถ้อยคำทั่วไปหรือเครื่องมือแปลอัตโนมัติโดยไม่ตรวจทาน ทำให้เอกสารขาดความน่าเชื่อถือ
- ไม่มีการรับรองคำแปล — คำแปลที่ไม่มีตราประทับและลายเซ็นผู้แปล สถานทูตส่วนใหญ่ไม่รับพิจารณา
- ใช้เอกสารฉบับเก่า — เอกสารอย่างใบรับรองโสดหรือ Statement มักมีอายุการใช้งานจำกัด ควรขอฉบับใหม่ก่อนส่งแปล
ควรเผื่อเวลาแปลและรับรองเอกสารนานแค่ไหน
อย่ารอให้ใกล้วันนัดยื่นวีซ่าแล้วค่อยส่งแปลเอกสาร โดยทั่วไปเอกสารราชการชุดเล็กประมาณ 3-5 หน้า ใช้เวลาแปลราว 1-2 วันทำการ และงานด่วนสำหรับเอกสารชุดเล็กมักทำได้ภายในวันเดียว ขึ้นอยู่กับคิวงานในช่วงนั้น
หากประเทศปลายทางกำหนดให้เอกสารผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลด้วย ต้องเผื่อเวลาเพิ่มอีกหลายวันทำการ ยังไม่รวมกรณีต้องขอคัดเอกสารต้นฉบับใหม่จากที่ว่าการอำเภอ แนวทางที่ปลอดภัยคือ
- ตรวจสอบเช็กลิสต์ของสถานทูตล่วงหน้าอย่างน้อย 3-4 สัปดาห์ เพื่อรู้ว่าต้องแปลอะไรและรับรองระดับใด
- ขอคัดเอกสารราชการฉบับล่าสุดให้ครบก่อนส่งแปล จะได้ไม่ต้องแปลซ้ำสองรอบ
- ส่งแปลทั้งชุดล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ เผื่อเวลาตรวจการสะกดชื่อและการรับรองเพิ่มเติม
เตรียมเอกสารให้พร้อมก่อนวันยื่นวีซ่า
การเตรียมคำแปลให้ถูกต้องตั้งแต่แรกช่วยให้การยื่นวีซ่าราบรื่นขึ้นมาก หากไม่มั่นใจเรื่องคำศัพท์ทางการหรือรูปแบบเอกสาร บริการจากศูนย์รับแปลเอกสาร MeeIQ ช่วยลดความเสี่ยงได้ ทีมแปลของเรามีประสบการณ์ด้านเอกสารราชการและเอกสารวีซ่ามากว่า 15 ปี ทุกงานรับรองคำแปลด้วยตราศูนย์แปลพร้อมลายเซ็นผู้แปล และตรวจการสะกดชื่อให้ตรงกับพาสปอร์ตก่อนส่งมอบ
ค่าบริการแปลเอกสารราชการมาตรฐานเริ่มต้น 200-300 บาทต่อหน้า ดูรายละเอียดได้ที่หน้าอัตราค่าบริการ หรือส่งไฟล์มาประเมินราคาฟรีทาง LINE @meeiq ทั้งนี้ควรยึดเช็กลิสต์ฉบับล่าสุดของสถานทูตปลายทางเป็นหลักเสมอ
